Guide till att anställa personal med uträkning för lönekostnad och personalkostnad

Ska du anställa?

Funderar du på att anställa? Du kanske behöver anställa någon eftersom du inte hinner med ditt arbete och dina åtaganden eller så kanske du proaktivt vill anställa någon för att utveckla din verksamhet? Oavsett din situation bör du fundera på varför du behöver anställa någon. Är det arbetsuppgifter som kommer vara långvariga eller kan du kanske hyra in en konsult under en kortare tid? Vilken typ av kompetens behöver du? För att anställa någon krävs att du har ett företag. Om du inte redan har startat ett företag kan du läsa mer om hur du gör här. Att räkna ut kostnaden för en anställd kan vara knepigt. Det finns fler saker än enbart lön som kostar som exempelvis telefon, dator, förmåner med mera. Eftersom en anställning är en investering är det därför viktigt att fundera på vilken typ av kompetens och erfarenhet du behöver. Men oroa dig inte – vi går igenom allt. Dessutom har vi tagit fram en kostnadskalkylator där du kan se vad en anställd kostar ditt företag. Men kom ihåg, en anställd är en tillgång för företaget och kostnaden ska sättas i proportion till värdet kollegan tillför. 

När ska du anställa?

Det finns två typer av tillfällen när du kan behöva anställa. Om du anställer någon reaktivt är det för att du eller i någon annan i företaget inte hinner med sina åtaganden fullt ut. Det kan också vara att ni fått en ny kund som förväntas kräva fler arbetstimmar än vad ni har tillgängliga. Att anställa någon reaktivt innebär ofta att det behöver gå lite snabbare än vanligt – behovet för ytterligare en eller flera kollegor finns redan där. Om du istället anställer någon proaktivt handlar det istället om att planera verksamheten för ytterligare verksamhetsområden, en större ordervolym eller liknande. Det är alltså inte för att täcka ett redan existerande behov – en eller flera nya kollegor behövs för att uppnå mål. 

Vad ska du tänka på? 

Det finns flera olika saker du behöver tänka på när du ska anställa någon. Vi har delat upp dem i några mindre kategorier.

Kompetens

Vilken kompetens ditt företag behöver är kanske den viktigaste frågan du måste ställa dig innan en rekrytering. Det är både för din, ditt företags och din framtida anställdas skull. Försök tydligt definiera vad personen du letar efter ska göra på daglig basis. Det ger dig bättre möjligheter att specificera vilka kunskapskrav du har för tjänsten. 

Erfarenhet

Ska personen du anställer ha stora ansvarsområden och kanske vara ensam med den typen av kompetens som du efterfrågar kan det vara en god idé att anställa någon mer större erfarenhet. Om personen istället kanske ingår i ett team, har möjlighet att få hjälp av andra kollegor eller av dig behöver personen kanske inte jättemycket erfarenhet – om ens någon alls. Kom ihåg att en arbetstagare med lång erfarenhet ofta efterfrågar en högre lön och kan dessutom vara svårare att rekrytera. Det gör att det kanske blir mer lönsamt att anställa någon med mindre erfarenhet. Dessutom ger du en person möjlighet att skaffa sig erfarenhet och ny kompetens. Fundera därför på vad just ditt företag behöver.

Budget

Fundera vilken budget du har för en anställning. Det finns flera olika typer av initiativ som gör det möjligt att anställa någon till en lägre kostnad. De yngsta och äldsta åldersgrupperna är ofta de som har svårast att ta sig in på arbetsmarknaden samtidigt som de blir svårare att få en anställning desto äldre du är. Därför finns det i flera fall sänkta avgifter för speciella åldersgrupper. 

Om ditt företag sedan tidigare inte har anställt någon kan du också använda dig av Växa-stödet. Stödet innebär att du enbart behöver betala ålderspensionsavgiften (10,21 procent) på den ersättning som betalas ut till den första medarbetaren du anställer. 

Det finns flera andra typer av anställningsstöd du kan använda dig av:

Nystartsjobb

Om du anställer en person som har varit arbetslös länge eller är nyanländ till Sverige finns det möjlighet att få ekonomiskt stöd. Stödet motsvarar minst summan av arbetsgivaravgiften.

Introduktionsjobb

Om du behöver rekrytera inom ett bristyrke och rekryterar någon som kombinerar arbetet hos dig med studier som är relevanta för att möte kompetensen du söker kan du få ersättning upp till 80 % av lönekostnaden. 

Lönebidrag

Om du anställer någon med funktionsvariation har du möjlighet att få ersättning för de kostnader som uppkommer för att anpassa arbetsplatsen efter arbetstagarens behov. 

Yrkesintroduktionsutbildning

Om du har möjlighet att erbjuda praktisk erfarenhet i kombination med handledning eller utbildning för den anställde kan du få bidrag för en del av lönekostnaden från Arbetsförmedlingen. 

Arbetspraktik

Du kan ta emot en praktikant till din arbetsplats om du har resurser för det. Försäkringskassan betalar aktivitetsstöd till din praktikant samtidigt som du inte får några arbetsgivarkostnader. 

Anställningsform

I Sverige finns det två typer av anställningsformer – tillsvidare- och tidsbegränsad anställning. En tillsvidareanställning är detsamma som en fast anställning. Huvudregeln är att en anställning är en tillsvidareanställning så länge som inget annat har avtalats. Om du avser att anställa någon under en begränsad period måste du därför specificera detta. 

Tillsvidareanställning

En tillsvidareanställning innebär att man in förväg inte vet hur lång tid anställningen ska pågå. I vardagligt tal kallas tillsvidareanställning för en fast anställning. Anställningen upphör genom uppsägning efter en viss uppsägningstid. En tillsvidareanställning är den vanligaste anställningsformen på den svenska arbetsmarknaden idag.

Provanställning

Att använda sig av provanställning kan vara ett bra sätt att lära känna en person och hur väl personen utför sitt arbete och fungerar med övriga i företaget. Syftet med en provanställning är att denna ska övergå till en tillsvidareanställning vid prövotidens utgång. 

En provanställning får som längst vara sex månader. Det finns ingen uppsägningstid för provanställda men de har rätt att få veta att provanställningen kommer upphöra minst 14 dagar i förväg. 

Deltid

En deltidstjänst kan vara både tillsvidare och tidsbegränsad. Skillnaden är endast att arbetsomfattningen inte är 100 procent. 

Timanställning

En timanställning kan vara både tillsvidare och tidsbegränsad. Det är alltså inte en anställningsform utan specificerar bara att den anställde blir betald per timme. Anställningsformen för en timanställd får enligt lag vara någon av följande: allmän visstidsanställning, vikariat, säsongsanställning eller provanställning. 

Tidsbegränsad anställning

En tidsbegränsad anställning innebär att anställningen har ett slutdatum. Slutdatumet ska framgå i anställningsavtalet. 

Allmän visstidsanställning

En allmän visstidsanställning är tillåten under högst 24 månader under en femårsperiod. Anställningen övergår i en tillsvidareanställning om arbetstagaren har haft en eller flera allmänna visstidsanställningar och dessa pågått under en längre tid än sammanlagt 24 månader. 

Vikariat

Om en person i den ordinarie personalen ska vara borta från jobbet, exempelvis på grund av sjukdom, semester, studier, föräldraledighet eller tjänstledighet kan du anställa en vikarie. Det måste i avtalet framgå vem personen vikarierar för. Dessutom ska vikariatet vara tidsbestämt. En anställd som haft vikariat hos samma arbetsgivare i sammanlagt mer än två år inom en femårsperiod blir automatiskt tillsvidareanställd. 

Anställningsavtal

Ett anställningsavtal kan både vara skriftligt och muntligt. Om du sluter ett muntligt avtal med arbetstagaren måste du ändå skriftligen informera om villkor som har väsentlig betydelse för anställningen senast en månad efter att anställningen påbörjats. Vi rekommenderar dock alltid att du använder dig av ett skriftligt anställningsavtal. Är du bunden av ett kollektiv- eller hängavtal måste du informera arbetstagaren och innehållet i dessa avtal. Du ska också ta hänsyn till bestämmelserna i avtalet. 

Följande uppgifter måste lämnas skriftligt:

• Arbetsgivarens och den anställdas namn och adress
• Tillträdesdag
• Var den anställda ska utföra arbetet
• Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller tjänstetitel. Du kan också komplettera med en utförlig befattningsbeskrivning
• Vilken anställningsform tjänsten gäller – tillsvidare, för en begränsad tid eller provanställning

• Om det är en tillsvidareanställning ska uppsägningstiden finnas med, alternativt hänvisas detta till LAS eller kollektivavtalet
• Om det är fråga om en provanställning ska prövotiden framgå

• Ingångslön och andra förmåner
• Hur ofta lönen betalas ut och vilka löneperioder som gäller
• Normal arbetstid – längden på en arbetsvecka
• Semestervillkor och eventuell förskottssemester
• Om du som arbetsgivare är ansluten till något kollektivavtal
• Villkor för utlandsjobb om stationeringen avses vara längre än en månad
• Vilka försäkringar som du tecknar för den anställde

Personalliggare

Inom vissa branscher kräver Skatteverket att man för en personalliggare. En personalliggare är en skriftlig förteckning över vilka som är verksamma i verksamhetslokalen eller på byggarbetsplatsen. Inom följande branscher behöver du föra en personalliggare:

• Byggbranschen
• Restaurangbranschen
• Frisör
• Tvätteribranchen
• Service inom motorfordon
• Kroppsvård
• Skönhetsvård
• Livsmedelsgrossist
• Tobaksgrossist

Löneprogram

Att ha ett bra löneprogram gör det mycket lättare att hantera utbetalningarna till dina anställda. Fundera på vilka funktioner som du kan tänkas behöva. Exempelvis om din anställda kan tänkas göra utlägg för företagets räkning kan det vara smidigt att ha en mjukvara som kan hantera detta. Om du använder dig av Voitto som redovisningsbyrå får du tillgång till ett integrerat löneprogram som gör både bokföringen och löneutbetalningarna smidiga. Du kan läsa mer om hur du kommer igång med löner hos Voitto här.

Räkna ut rätt personalkostnad och lönekostnad

Att anställa någon är en stor kostnad för ett företag. Men vid en lyckad anställning där rätt kompetens och erfarenhet kommer in i företaget kan det bli en god investering. Vi har skapat en kalkylator där du kan räkna ut vad det kostar dig att anställa en ny medarbetare. Kom ihåg att det finns ytterligare kostnader som inte finns med i beräkningarna, exempelvis kostnader för en dator, internet, kontor, tjänstebil, utbildning osv. Dessutom kanske du vill erbjuda din anställde olika typer av förmåner som exempelvis friskvårdsbidrag. Det kan visa sig vara en bra investering att erbjuda rätt typer av förmåner, framförallt om du vill behålla den anställda under en längre tid och utgöra en attraktiv arbetsgivare. Kom dock ihåg att förmåner är en kostnad som du måste ta med i beräkningarna. 

Vilka lagar?

Som arbetsgivare behöver du ha koll på en del lagar. Gemensamt kallas dessa arbetsrätten och styr förhållandet mellan dig som arbetsgivare och den anställda. Du behöver exempelvis följa:

• Lagen om anställningsskydd (LAS)
• Arbetstidslagen (ATL)
• Semesterlagen
• Arbetsmiljölagen (AML)
• Föräldraledighetslagen
• Diskrimineringslagen
  

Vårt råd är att du läser lite kring varje lag åt gången. Det mesta känner du förmodligen redan till från dina tidigare anställningar. 

Vi hoppas att du har haft nytta av vår guide. Nu när du har koll på grunderna är det bara att ge dig ut på jakt efter en stjärna till ditt team. Att anställa någon till sitt företag är verkligen en milstolpe. Dessutom ger det ditt företag större möjligheter att växa. Vi kommer i framtiden publicera en till artikel kring personalfrågor på vår blogg där vi fördjupar oss i bland annat semester, försäkringar, kollektivavtal och sjukfrånvaro. Håll utkik här på vår blogg eller i våra sociala medier så att du inte missar något!